Deze website maakt gebruik van cookies. Waarom? Klik HIER voor meer informatie. Sluiten
Kennisbank
         

Aan welke eisen moeten mijn facturen voldoen?

Een factuur is pas rechtsgeldig als hij aan een aantal door de Belastingdienst opgestelde eisen voldoet. Is dat niet het geval, dan is hij niet rechtsgeldig en kan de ontvanger bijvoorbeeld geen gebruik maken van de btw-aftrek. Dat geldt natuurlijk ook voor jouzelf.

Starten met je facturatie

Jouw facturen moeten in elk geval de volgende gegevens bevatten:

  • omzetbelastingnummer (btw-nummer);
  • KvK-nummer;
  • factuurnummer: facturen moeten doorlopend zijn genummerd;
  • factuurdatum;
  • naam en adres;
  • naam en het adres van jouw afnemer;
  • datum van de levering of de dienst;
  • hoeveelheid en soort geleverde goederen;
  • omvang en de soort geleverde diensten;
  • per omzetbelastingtarief: de eenheidsprijs exclusief omzetbelasting,
    eventuele kortingen als die niet in de eenheidsprijs zijn opgenomen,
    het toegepaste btw-tarief en de vergoeding;
  • bij vooruitbetaling: de datum van betaling, als die afwijkt van de factuurdatum;
  • btw-bedrag (omzetbelasting).

Bekijk hier de door de Belastingdienst opgestelde eisen.

Facturen digitaal versturen

Elektronisch verstuurde facturen hebben officieel dezelfde status als facturen die per post verstuurd zijn. Overstappen op digitaal factureren kan je een aanzienlijke besparing van tijd en geld opleveren.

TIP

Via een handige tool, zoals Tellow, hoeft dat je helemaal niet veel tijd of geld te kosten. Tellow is gekoppeld aan je zakelijke rekening en ziet dus automatisch welke transacties je doet. Je kunt met Tellow jouw facturen maken en versturen terwijl je onderweg bent: je kunt facturen maken vanuit de app of je computer. Versturen kan via Tellow of je eigen mail. Tellow houdt vervolgens het overzicht: is een factuur betaald? Dan laat Tellow het je weten. Is de factuurdatum verstreken en heeft de klant nog niet betaald? Ook dan zet Tellow een herinnering voor je klaar. Tellow is drie maanden gratis te gebruiken. Lees hier meer over Tellow.

PDF

De factuur kan via e-mail verstuurd worden in de vorm van een PDF-, Excel- of Worddocument. Het heeft wel de voorkeur om je factuur in de vorm van een PDF te versturen. De ontvanger kan er dan niets meer aan veranderen. Theoretisch zou de ontvanger de bedragen of data van een elektronisch ontvangen Excel- of Worddocument kunnen aanpassen. Er zou dan discussie kunnen ontstaan over de inhoud van de factuur.

Administratie

Ook voor je eigen administratie is het niet nodig facturen te printen en fysiek te bewaren. Een elektronisch systeem volstaat. Papieren rekeningen kunnen worden gescand en digitaal opgeslagen. De enige eis die de fiscus stelt, is dat de opgeslagen factuurgegevens bij controle binnen redelijke termijn ter beschikking gesteld moeten kunnen worden aan de inspecteur. Van elke factuur die je verstuurt, moet je wel een kopie bewaren in je administratie. De eisen voor elektronische en papieren facturen zijn gelijk.

agenda

Data ophalen ...

Nieuws

Belastingdienst helpt ondernemers na gemiste btw-deadline

De Belastingdienst helpt ondernemers nadat zij een btw-deadline hebben gemist met een checklist naheffingsaanslag btw. Vooral startende ondernemers zijn nog niet gewend aan de terugkerende btw-aangifte en lopen daardoor grote kans op een boete.

Helft van ondernemers zoekt geen hulp bij vragen

Uit onderzoek van de KVK blijkt dat veel ondernemers te lang blijven rondlopen met ondernemersvragen. Om deze ondernemers vooruit te helpen opent het KVK Adviesteam een speciaal telefoonnummer.

Lees meer